Glosario

Glosario de Términos Contraloría General de Santander

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acta: Documento escrito que evidencia los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos en un comité, junta o reunión.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría General de Santander se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Anónimo: Es la denuncia, petición o queja, verbal o escrita, que una persona presenta en forma respetuosa ante la Contraloría General de Santander, haciendo uso del derecho a proteger su identidad. Deberá tenerse en cuenta, que debe ser respetuoso, que contenga un relato preciso de los hechos o irregularidades objeto de la denuncia, petición o queja, una descripción de las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la misma, que ameriten credibilidad o que se encuentren soportadas en medios probatorios

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital

Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Audiencia de Control Fiscal Participativo: Se entiende como el espacio abierto mediante el cual se convoca a la comunidad en general y/o actores involucrados, para analizar temas de competencia del ente de control fiscal, en la vigilancia del manejo de los recursos públicos articulando en ello el ejercicio del control social. En esta audiencia se pueden rendir informes por parte de la Contraloría y recepcionar quejas, peticiones y denuncias.

Audiencia de Control Fiscal Participativo: Se entiende como el espacio abierto mediante el cual se convoca a la comunidad en general y/o actores involucrados, para analizar temas de competencia del ente de control fiscal, en la vigilancia del manejo de los recursos públicos articulando en ello el ejercicio del control social. En esta audiencia se pueden rendir informes por parte de la Contraloría y recepcionar quejas, peticiones y denuncias

Audiencia de Decisión: Es la segunda y última Audiencia Pública del Proceso Verbal, en la que los sujetos procesales exponen sus alegatos de conclusión. Una vez culminado el debate, en ella se toma la decisión de proferir fallo con o sin responsabilidad fiscal, debidamente motivado. Su trámite debe ajustarse a lo establecido en el Art.101 de la Ley 1474 de 2011.

Audiencia de Descargos: Es la primera Audiencia Pública del Proceso Verbal, tiene como finalidad dar oportunidad a los sujetos procesales para intervenir con todas las garantías procesales en todas las actuaciones del proceso señaladas en el artículo 99 de la Ley 1474 de 2011. Para su trámite deben seguirse las reglas establecidas en el artículo 100 de la misma Ley.

Auto de Apertura de Proceso Ordinario de Responsabilidad Fiscal: Providencia que inicia formalmente el proceso de Responsabilidad Fiscal, cuando de la indagación preliminar, de la queja, del dictamen o del ejercicio de cualquier acción de vigilancia o sistema de control, se encuentre establecida la existencia de un daño patrimonial al Estado e indicios serios sobre los posibles autores del mismo. El auto de apertura requiere que se encuentre demostrado objetivamente el comportamiento presuntamente constitutivo de falta y su posible autor

Auto de Apertura e imputación de Responsabilidad Fiscal del Proceso Verbal: Se expedirá auto de apertura e imputación de Responsabilidad Fiscal, cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se concluya que se encuentra objetivamente establecida la existencia del daño patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal. En caso de ser varios los presuntos responsables, se hará la formulación individualizada de cargos a éstos, además, se expondrán los motivos por los cuales se vincula al garante.

Balance Social: Es el resultado de la comparación de los compromisos formulados para atender los problemas sociales identificados y las transformaciones logradas por la gestión de la Administración en una vigencia fiscal. Tiene la finalidad de establecer la equidad para el acceso, mejoramiento y mantenimiento en la prestación de bienes y/o servicios e identificar el número y características de los beneficiarios de los mismos.

Base Legal: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico que regulan el ejercicio estratégico, misional y de apoyo de la Entidad. Se clasifica en orden jerárquico, Constitución, ley, decreto, acuerdo, resolución, circular, entre otros.

Beneficio: Dato cualificable y/o cuantificable, que sea producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o planes de mejoramiento u otra actuación de la Contraloría General de Santander.

Beneficio de Control Fiscal:[1] Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del proceso auditor, de los estudios macroeconómicos comunicados o acciones del control fiscal participativo. Estos beneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. Sus efectos se traducen en el mejoramiento de la gestión pública, en aras de mejorar la calidad de vida de la comunidad. Por regla general esos impactos o cambios positivos deben ser medibles o cuantificables. Sin embargo, cuando la medición no sea posible, se deberá documentar, describir y demostrar claramente el beneficio cualitativo, social, de mejoramiento o impacto obtenido, en este último indicando el número aproximado de población beneficiada.

[1] Tomado de la metodología para la identificación, evaluación, cuantificación y certificación de los beneficios de control fiscal de la Auditoría General de la República

Caducidad de la Acción Fiscal: Es una figura procesal que cuando opera, imposibilita a la Administración para intentar la Acción. La Acción Fiscal caduca si transcurridos cinco años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido Auto de Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal (Ley 610 de 2000).

Capacitación: Actividad programada de la Contraloría General de Santander para formar y generar capacidades a los miembros de las instancias de participación ciudadana de las diferentes comunas y corregimientos del Municipio de Santander y/o integrantes de los sujetos o puntos de Control Fiscal, en aspectos relacionados con el control fiscal y control social, con el fin de contribuir a fortalecer su ejercicio de intervención en el proceso de control de la gestión municipal.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Cesación de Acción Fiscal: De conformidad con el Art. 111 de la Ley 1474 de 2011, en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal ordinario y verbal únicamente procederá la terminación anticipada de la acción cuando se acredite el pago del valor del detrimento patrimonial que está siendo investigado o por el cual se ha formulado imputación o cuando se haya hecho el reintegro de los bienes objeto de la pérdida investigada o imputada, lo anterior sin perjuicio de la aplicación del principio de oportunidad.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Circular: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la institución, así como las normas generales, cambios, políticas, proposiciones, órdenes y asuntos de interés común. La dependencia que elabore una circular guardará en su archivo el original, junto con la relación de distribución, debidamente firmada por los funcionarios que recibieron cada ejemplar.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Comisión: Orden y facultad que una autoridad da por escrito a otra para que realice alguna diligencia o practique alguna prueba.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Confidencialidad: Discreción y reserva que el Auditor Gubernamental debe guardar sobre un hallazgo o evento concreto detectado durante el Proceso de Auditoría, que cause impacto tanto en el interior de la Entidad, como en su entorno. Estricta reserva con respecto al proceso y los resultados de la auditoría, no revelar los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional. Sólo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y la ejecución del trabajo de auditoría.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Contralor General de la República: Persona que ejerce la autoridad máxima para el ejercicio del Control Fiscal en Colombia. Es elegido por el Congreso de la República en pleno, durante el primer mes de sesiones, para un periodo igual al del Presidente de la República, de terna integrada por candidatos presentados por la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado. No podrá ser reelegido para el periodo inmediatamente siguiente ni continuar en el ejercicio de sus funciones al vencimiento del mismo.

Contraloría General de la República (CGR): Autoridad competente para ejercer Control Fiscal sobre la Administración y los particulares que manejen bienes y los fondos de la Nación. La Contraloría General de la República es la máxima autoridad del Sistema de Control Fiscal.

Control Excepcional: Facultad que tiene la Contraloría General de la República para ejercer control posterior sobre las cuentas de cualquier Entidad Territorial, sin perjuicio del control que les corresponde a las Contralorías Departamentales y Municipales, a solicitud del Gobierno Departamental o Municipal, de cualquier comisión permanente del Congreso de la República o de la mitad más uno de los miembros de las Corporaciones Públicas Territoriales, y también a solicitud de la ciudadanía, a través de los mecanismos de participación que establece la Ley.

Control Fiscal: Función pública autónoma que ejercen los órganos instituidos en la Constitución con ese preciso objetivo. Dicho control se extiende a las actividades, las operaciones, los resultados y demás acciones relacionadas con el manejo de fondos o bienes del Estado, que llevan a cabo sujetos públicos y particulares, y su objeto es el de verificar, mediante la aplicación de sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y evaluación del control interno que las mismas se ajusten a los dictados y los objetivos previstos en la Constitución y en la ley. Con fundamento en sus investigaciones, los Contralores pueden imponer sanciones, iniciar y concluir Procesos de Responsabilidad Fiscal, hacer amonestaciones y exigir acciones tendientes a subsanar las deficiencias observadas.

Control posterior: Se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Daño patrimonial: Lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión antieconómica, ineficaz, inequitativa e inoportuna que, en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento del patrimonio público.

De Oficio: Derecho y deber que le permite al Estado iniciar y adelantar la actuación por su propia iniciativa.

Debido proceso: Sometimiento de todas las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, en cuanto a los efectos que produzcan sobre el interés particular, a las formalidades preestablecidas por las normas jurídicas. Tiene como finalidad la protección de las garantías consignadas en las normas. Es una característica esencial del Estado de derecho.

Denuncias: Aviso verbal o escrito sobre los hechos o conductas con las que se pueda configurar un posible manejo irregular o eventual detrimento patrimonial de fondos o bienes públicos.

Derecho de Petición: Derecho y garantía constitucional que tiene toda persona para acudir ante las autoridades correspondientes y formular solicitudes respetuosas, bien sea en forma verbal o escrita, o pedir copias de documentos no sujetos a reserva, y obtener una pronta y completa respuesta de fondo en términos previstos en la ley, mediante comunicación expresa de la misma.

Derecho de Petición de Consulta: Es la solicitud de pronunciamiento sobre el parecer o dictamen de la Contraloría General de Santander, en relación con un hecho o asunto de su competencia.

Derecho de Petición de Información: Es la averiguación jurídica o administrativa de un hecho que corresponda a la misión, naturaleza y fines de la Contraloría General de Santander, así como la solicitud de expedición de copias o desglose de documentos que reposen en los archivos de la entidad, ciñéndose para estos efectos a los respectivos presupuestos de ley, en materia de reserva de documentos.

Derecho de Petición en interés general: Es aquel cuya finalidad se contrae a motivos, intereses o propósitos que aluden a una cierta colectividad o grupo de personas, en cuyo nombre actúa alguien para dirigirse al destinatario de la petición. Derecho de Petición en interés particular: Es aquel mediante el cual cualquier persona, por si o por intermedio de apoderado, solicita de la entidad la resolución de una petición encaminada al reconocimiento o reclamo de un derecho o interés particular, de conveniencia personal o subjetiva.

Detrimento o Daño Patrimonial al Estado: Lesión al patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las Contralorías. Dicho daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los Servidores Públicos o la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzca directamente o contribuya al detrimento del patrimonio público.

Dictamen: Opinión sobre los estados financieros de un ente contable.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento histórico: Documento único que por su significado o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento Obsoleto: Documento del Sistema Integrado de Gestión que ha perdido vigencia por modificación o derogación.
Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Eficacia: Grado de cumplimiento de la acción.

Ejecutado: Persona contra quien se adelanta un proceso ejecutivo para el cobro de un fallo con responsabilidad fiscal o una multa.

Ejecutoria: Situación de firmeza de los actos administrativos que ocurre cuando carecen de recursos, cuando ha vencido el término sin que se hubiesen interpuesto los que fueren procedentes o cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.

Ejecutoriedad de las providencias: Figura jurídica que le otorga firmeza a una determinada decisión, definiendo una situación jurídica. Se presenta: 1. Cuando contra ellas no proceda ningún recurso. 2. Cinco (5) días hábiles después de la última notificación, cuando no se interpongan recursos o se renuncie expresamente a ellos.
Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.

Elementos de la Responsabilidad Fiscal:
1. Daño al patrimonio del Estado
2. Conducta dolosa o gravemente culposa del sujeto activo de la acción. (sentencia C- 619 de 2002) Nexo causal entre los dos anteriores elementos.

Estatuto Anticorrupción: Ley 1474 de 2011 orientada a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. El Estatuto fue elaborado a partir de una mesa técnica de la cual hicieron parte a Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República y la Auditoría General de la República, por parte de los órganos de control. En representación del Gobierno Nacional tuvo asiento el Ministerio el Interior y de Justicia, el Departamento Nacional de Planeación y el Programa presidencial de Modernización, Eficiencia y de Lucha contra la Corrupción y como representantes de la sociedad civil acompañó el trabajo, Transparencia por Colombia. Con el objetivo de salvaguardar la gestión estatal, la ley introduce medidas que incentivan actuaciones honestas por parte de los servidores públicos y los particulares.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Factores de Riesgo: Manifestaciones o características medibles u observables de un proceso que indican la presencia de riesgo o tienden a aumentar la exposición, pueden ser internos o externos.

Fallo: Decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de fondo la responsabilidad del investigado, a través de una absolución o una imposición de sanción.

Fallo con Responsabilidad Fiscal: Determinación del presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público.

Fallo sin Responsabilidad Fiscal: El funcionario competente lo profiere cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal.

Faltante: Es el menor valor de las cantidades reales encontradas en la dependencia auditada, comparadas con el que aparece en los registros contables.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Fenecimiento: Acto que pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría General de Santander, por los Sujetos de Control. Si nuestro Organismo de Control encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisión sobre la Gestión Fiscal efectuada por el responsable, lo conduce a expresar una opinión razonable y conceptos satisfactorios, el pronunciamiento tendrá la connotación de fenecimiento. En caso contrario, si como resultado de la Auditoría, la opinión sobre la razonabilidad de la información financiera o los conceptos de la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y recursos públicos asignados y cumplimiento de metas e impactos de sus resultados, no son satisfactorios, se entenderá por no fenecida.

Firma Digital: Es un método criptográfico que asocia una identidad ya sea de una persona en particular o de un equipo a un mensaje enviado a través de transmisión por la red. Su uso puede ser diferente dependiendo de lo que queramos hacer con la firma ya que tendremos posibilidad de validar que el documento es emitido por nosotros, expresar conformidad con algún documento de tipo legal como podría ser la firma de un contrato laboral e incluso asegurar que no podrá modificarse el contenido del mensaje.

Firma Electrónica: Mientras que el segundo hace referencia a una serie de métodos criptográficos, el concepto de “Firma Electrónica” es de naturaleza fundamentalmente legal, ya que confiere a la firma un marco normativo que le otorga validez jurídica. La Firma Electrónica, puede vincularse a un documento para identificar al autor, para señalar conformidad (o disconformidad) con el contenido, para indicar que se ha leído o, según el tipo de firma, garantizar que no se pueda modificar su contenido.

Fondos Acumulados: Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Formato Único de Inventario Documental (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.

Función de Advertencia: La función de advertencia está consagrada en el Decreto 267 de 2000, artículo 5, numeral 7, así:
“Advertir sobre operaciones o procesos en ejecución para prever graves riesgos que comprometan el patrimonio público y ejercer el control posterior sobre los hechos así identificados.”
• La función de advertencia es excepcional, y consiste en indicarle a la administración los riesgos detectados por el organismo de control fiscal, en procesos anómalos u operaciones en ejecución, a fin de que ésta tome las medidas pertinentes tendientes a evitar el menoscabo de los dineros públicos.
• Su carácter es técnico, preventivo o proactivo, y debe ser ejercida dentro de los parámetros que enmarcan el control fiscal, es decir, en ejercicio de los sistemas de control fiscal, como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación.

Gestión: Conjunto de acciones y actividades coordinadas, para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientadas a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de recursos para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso es dinámico y permanente y se lleva a cabo mediante directrices apoyadas en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Gestión Fiscal: Conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los Servidores Públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a las adecuadas y correctas adquisiciones, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, el manejo y la inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado y atendiendo a los principios de gestión fiscal.

Grado de Consulta: Revisión en segunda instancia que procede cuando se dicta Auto de Archivo, cuando el Fallo sea Sin Responsabilidad Fiscal o cuando el Fallo sea con Responsabilidad Fiscal y el responsabilizado hubiere estado representada por un apoderado de oficio, con la finalidad de defender el interés público, el ordenamiento jurídico y los derechos y garantías fundamentales.

Hallazgo de Auditoria: hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición (situación detectada – SER) con el criterio (deber ser – Norma). Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas (o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio) y efectos (resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condición encontrada).
Todos los hallazgos determinados son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto).
Hallazgo: Toda situación irregular encontrada durante el Proceso Auditor. En su descripción se debe incluir información necesaria para que el lector pueda entender y juzgar el hallazgo sin explicación adicional. Hechos o situaciones irregulares que impactan significativamente el desempeño de la organización.

Hallazgo Administrativo: Hecho que demuestra que la Gestión Fiscal de una Entidad no se desarrolló de conformidad con los principios generales establecidos.

Hallazgo Disciplinario: Hallazgo administrativo en el que se configura que los Servidores Públicos o los particulares que transitoriamente ejercen funciones públicas, han incurrido en alguna conducta que la legislación tipifica como falta disciplinaria. Este hallazgo se trasladará a la Procuraduría Provincial de Santander, a la Procuraduría Regional del Santander, o a la Procuraduría General de la Nación con el objeto de que se encarguen de determinar si existe responsabilidad disciplinaria.

Hallazgo Fiscal: Todo hallazgo administrativo en el que se tipifica que los Servidores Públicos o los particulares han realizado una Gestión Fiscal deficiente, contraria a los principios de la función, que producen daño patrimonial al Estado. El Proceso Auditor trasladará el referido hallazgo a la Oficina de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría General de Santander. Dicho hallazgo se puede concretar en una responsabilidad fiscal para aquellos que lesionaron el patrimonio público.

Hallazgo Penal: Ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. Cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de ellas, el Servidor Público comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la Administración y la Función Pública, se le da traslado a la Fiscalía General de la Nación para lo de su competencia.

Indagación preliminar: Procedimiento que se caracteriza por ser extraprocesal, se debe surtir cuando se dificulta la configuración de un hallazgo fiscal perfecto. Tiene por objetivo verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la Entidad afectada e identificar a los Servidores Públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento, intervenido o contribuido a él.

Indicador: Es una expresión cualitativa o cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo.

Inducción: Proceso por el cual se busca informar al servidor público sobre la estructura administrativa, direccionamiento estratégico y funcionamiento de la Entidad, además iniciar la integración de los servidores a la cultura organizacional y al sistema de valores, generando sentido de pertenencia, motivándolos a que participen en la construcción de la visión institucional e informarle acerca de sus deberes y derechos, normas inhabilidades e incompatibilidades relativas al servidor público.

Informe: Documento que permite al Equipo Auditor reportar la evaluación que ha realizado sobre la situación, la gestión y los resultados del Sujeto de Control y los diferentes hallazgos encontrados en el proceso de evaluación de una Entidad Auditada.

Informe de Auditoría: Resultado presentado por escrito al órgano administrativo de más alto nivel, con respecto al trabajo realizado por un grupo de profesionales multidisciplinarios, en desarrollo de la aplicación de los diferentes sistemas de control, adoptados por la Entidad.

Informe de Gestión: Documento que esboza los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo establecido, determinando logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos y las actividades del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo fundamental de información para la toma de decisiones en la Alta Dirección.

Instancias: Se entiende cada uno de los grados o etapas en que se pueden conocer y resolver los diversos asuntos sometidos a las Leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011 (artículos 97 al 120). El proceso de responsabilidad fiscal será de única instancia cuando la cuantía del presunto daño patrimonial estimado en el auto de apertura e imputación o de imputación de responsabilidad fiscal, según el caso, sea igual o inferior a la menor cuantía para contratación de la respectiva entidad afectada con los hechos y será de doble instancia cuando supere la suma señalada.
Inventario Documental: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

Investigación Disciplinaria: Etapa procesal en que identificado el posible autor o autores de la falta disciplinaria se verifica la ocurrencia de la conducta; si es constitutiva de falta disciplinaria, los motivos por los que se cometió, perjuicio causado a la administración pública y la responsabilidad disciplinaria del investigado.

Jurisdicción coactiva: Conjunto de procesos para hacer efectiva la orden dictada por la Administración para el cobro de una obligación. Es una acción de naturaleza administrativa y no judicial. Atribución asignada a las Entidades de derecho público, tanto nacionales como territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor cuando los deudores las incumplieren. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios públicos.

Líneas de Auditoría: Procesos, ciclos, proyectos, actividades, programas o áreas con probabilidad de ser examinadas con objeto de evaluarlas. Dependen en gran medida de los objetivos de la empresa, el tamaño y la complejidad de sus operaciones y los recursos físicos, humanos y financieros involucrados, el impacto sobre los recursos naturales, el producto o servicio generado, el interés de la comunidad en la Entidad y las prioridades de la Contraloría General de Santander, como Entidad Fiscalizadora.

Mandamiento de Pago: Providencia que se notifica al deudor invitándolo a que pague bajo pena de ser embargado.

Mandamiento de Pago: Es el documento mediante el cual la Subdirección de Cobro Coactivo, hace efectivo el pago de título ejecutivo en contra del ejecutado e inicia el proceso de cobro coactivo.

Mapa de Riesgos de Corrupción: Herramienta que le permite a la entidad identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos. A partir de la determinación de los riesgos de posibles actos de corrupción, causas y sus consecuencias se establecen las medidas orientadas a controlarlos.

Mapa de Riesgos Institución: Documento que contiene los riesgos a los cuales está expuesta la entidad y a los cuales se les ha formulado acciones para mitigarlos, reducirlos o eliminarlos.

Matriz de calificación de la Gestión Fiscal: Es un instrumento de apoyo y soporte para los equipos auditores, que facilita calificar de manera objetiva los resultados de la auditoría a los sujetos de vigilancia y control fiscal, aplicando los principios de eficacia, eficiencia y economía con el fin de calificar la gestión fiscal, emitir el fenecimiento y el concepto sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno.

Medidas Cautelares: Se denominan igualmente medidas de seguridad, medidas precautorias, medidas de garantía, acciones preventivas. Hacen referencia a aquellas providencias que de oficio o a petición de parte, puede adoptar el juez o el funcionario ejecutor con respecto de personas, pruebas o bienes, que pueden resultar afectados por la demora que se tomen en las decisiones dentro del proceso, siempre con carácter provisional y tendientes a asegurar el cumplimiento de las determinaciones.

Medidas Cautelares: Medidas precautelativas tendientes a asegurar el pago de la obligación liquidada contenida en el respectivo título, de conformidad con lo establecido por el Código de Procedimiento Civil, consistentes en embargos y secuestro de bienes inmuebles, establecimientos de comercio, vehículos, salarios y cuentas corrientes.

MECI: El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

Medidas Cautelares: Disposiciones que se decretan y practican durante el proceso de responsabilidad fiscal y cobro coactivo, los cuales recaen sobre los bienes de las personas responsables, con el fin de amparar el pago del posible desmedro al erario en los términos del Artículo 12 de la Ley 610 de 2000, 103 de la Ley 1474 de 2011, Código de Procedimiento Civil vigente y a partir del 1º de enero del 2014 los señalados en la Ley 1564 de 2012.

Medios de Comunicación: Empresa dedicada a la transmisión de información a través de la prensa, radio o televisión.

Memorando: Comunicación escrita de carácter interno utilizado para tratar asuntos referentes a órdenes, autorizaciones, conceptos, informes, orientaciones, pautas, recordatorios, etc., que agilicen la gestión institucional entre dependencias u oficinas de la misma Contraloría.

Memorando Asignación Auditoria: documento elaborado por el Nivel Directivo de la Dirección Sectorial, a partir del conocimiento y análisis del sector y las particularidades del sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar, la comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, la Matriz de Importancia Relativa – MIR, la Matriz de Riesgo por Proyecto y la Política Pública a evaluar en la vigencia, entre otros aspectos. En este documento se registra de manera concreta y precisa los aspectos de mayor relevancia y los criterios que orienten al equipo de auditoría y coadyuven a focalizar y obtener resultados de calidad en el ejercicio auditor.

Merito Ejecutivo: Son obligaciones expresas, claras y exigibles que constan en documento que provenga del deudor o de su causante y constituyen plena prueba contra él, o las que emanen de una sentencia de condena proferida por juez o tribunal de cualquier jurisdicción, o de otra providencia judicial que tenga fuerza ejecutiva conforme a la ley, o de las providencias que en procesos contencioso administrativos o de policía aprueben liquidación de costas o señalen honorarios de auxiliares de la justicia y los demás documentos que señale la ley. (Artículo 488 C.P.C., y a partir del 1º de enero del 2014 Ley 1437 de 2012 Art. 422). En el proceso de responsabilidad fiscal se establece que una vez en firme el fallo con responsabilidad fiscal, prestará mérito ejecutivo contra las responsables fiscales o sus garantes, en el cual se hará efectivo a través de la jurisdicción coactiva. (Art. 58 Ley 610 de 2010).

Mesa de trabajo ciudadana: Es un espacio de reunión ciudadana en el cual podrán participar ciudadanos interesados y bajo la coordinación de la Contraloría General de Santander, con representantes técnicos de las entidades citadas o invitadas para tratar asuntos relacionados con temas de evaluación en el marco del ejerció del control social con el fin de comprometer acciones correctivas, preventivas o de mejora sobre posibles fallas o irregularidades detectadas. La Contraloría General de Santander, como garante de las acciones acordadas, levantará un acta para la firma de los participantes en la que se especifique la acción, la entidad responsable de realizarla y la posible fecha de su culminación. Adicionalmente, la Contraloría General de Santander garantizará la presencia y el apoyo técnico de las Direcciones Sectoriales competentes de los temas y asuntos objeto de la mesa de trabajo ciudadana y hará seguimiento a los compromisos hasta su culminación.

Misión Institucional: Es la formulación de los propósitos duraderos de la Contraloría que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de éstos propósitos.

No Conformidada: Incumplimiento de un requisito.

Notificación: Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones a los sujetos procesales, personalmente, por estado, por edicto, o por conducta concluyente. En el proceso verbal de Responsabilidad Fiscal, las decisiones se notificarán, además por aviso y por estrados. La notificación es el procedimiento mediante el cual se hace público un acto administrativo. La indebida notificación de un acto conlleva a su posible nulidad, perdiendo la eficacia que debe tener.

Notificación Personal: Es la forma de dar a conocer las decisiones tomadas, directamente y efectivamente a los sujetos procesales. Forma principal e idónea de Notificación y la que la administración debe priorizar y procurar por todos los medios posibles, pues garantiza el derecho de defensa y, por ende, el debido proceso dentro de la actuación. Consiste en la comunicación directa al interesado, o a su apoderado, del contenido de una decisión.

Notificación Por Aviso: Transcurridos cinco (5) días del envío de la citación, ante la imposibilidad de la notificación personal, ésta se hará por aviso que se remitirá a la dirección, faz o correo electrónico que figuren en el expediente, acompañado de la copia íntegra del acto administrativo. En caso de no conocer la información del destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en lugar de acceso al público de la Contraloría General de Santander, por el término de cinco (5) días. La notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. Así se dejará constancia en el expediente, con la remisión o publicación del aviso y la fecha en que por este medio queda surtida la notificación personal.

Notificación por Comisionado: Es la forma como se notifica al vinculado, cuando este se encuentre en lugar diferente a la sede de quien lo profiere. En estos casos, se le encomienda la notificación a otro funcionario de la contraloría.

Notificación Por Conducta Concluyente: Es aquella que se deduce por un comportamiento claro e inequívoco de la persona que permite concluir, sin lugar a dudas, que conoce el acto administrativo. Se presenta cuando la parte interesada, dándose por suficientemente enterada, convenga con la administración o utilice en tiempo los recursos legales. Puede deducirse el conocimiento de la decisión cuando el interesado se pronuncia sobre su contenido aceptándolo, cuando interpone los recursos respectivos o también cuando el interesado presenta demanda ante el contencioso administrativo o, presenta una queja disciplinaria o una denuncia penal con base en el acto administrativo, saneando cualquier irregularidad que se haya presentado en la notificación.

Notificación por Edicto: La notificación por edicto es subsidiaria de la notificación personal y sólo procede cuando la personal definitivamente no se pudo surtir, a pesar de todas las gestiones que se hubieren adelantado con este fin. La notificación por edicto consiste en la fijación de un escrito en una cartelera, expuesta para estos efectos, en un lugar de fácil acceso al público, en el despacho que emite el acto. El escrito, denominado edicto, debe tener incluida la parte resolutiva del acto administrativo que se notifica, la o las personas que son objeto de la notificación, la fecha de fijación del edicto y la de su des fijación.

Notificación por Estado: Es la forma como se comunican a los interesados las decisiones que no deban realizarse personalmente, consistente en la anotación en una planilla denominada “estado” de los principales datos del proceso, la fecha de la decisión y el cuaderno en que se halla, la cual debe ser publicada en lugar visible de la secretaría del despacho.

Notificación por Estrados: Las decisiones que se adopten en audiencia, se entienden notificadas a los sujetos procesales inmediatamente se haga el pronunciamiento, estén o no presentes en la misma. En el expediente se dejará un registro con la constancia de la notificación, utilizando los medios técnicos idóneos.

Nulidades: Sanción impuesta por la ley contra las actuaciones, realizadas por funcionarios que carezcan de competencia, con violación al derecho de defensa o de las formalidades establecidas para su desarrollo, consistente en obligar a que las actuaciones realizadas en estas condiciones deban adelantarse nuevamente.

Nulidad en el proceso Verbal:  La oportunidad para proponer y declara nulidades, solo procederá en la audiencia de descargos. La nulidad se resolverá en la misma audiencia de descargos. Contra el auto que decida la solicitud de nulidad procederá el recurso de apelación que se surtirá ante el superior del funcionario que profirió la decisión (art. 109 en armonía con el art. 110 de la Ley 1474 de 2011).

Objetivo de Calidad: Propósito ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad, puede señalarse también como estrategia.

Objetivo Corporativo: las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y la Política definida.

Obligación Fiscal: Es el conjunto de deberes establecidos en la Constitución Política, en las leyes u otras normas jurídicas, que tienen por objeto regular los recaudos o percepciones, conservaciones, adquisiciones, enajenaciones, gastos, explotaciones, inversiones o disposiciones realizadas con cargo a recursos o bienes departamentales y garantizar su protección.

Observación de Auditoria: Hechos constitutivos de posibles hallazgos, generados a partir de la comparación entre una situación encontrada frente a un criterio de auditoria, los cuales una vez evaluados, valorados y validados en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, se configuran como hallazgos. (Adaptada de la Guía de Auditoría Territorial, noviembre de 2012).

OBSERVATORIO DE CONTROL FISCAL OCF: Instrumento de seguimiento y análisis de variables, indicadores y estadísticas propios del ejercicio del control fiscal, que permiten monitorear información y determinar riesgos fiscales que coadyuven en la focalización del control fiscal y la toma de decisiones.

OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO: Se consideran operaciones de crédito público las que tienen por objeto dotar a la entidad de recursos con plazo para su pago, entre las que se encuentran la contratación de empréstitos, la emisión, suscripción y colocación de bonos y títulos valores, los créditos de proveedores y el otorgamiento de garantías para obligaciones de pago a cargo de las entidades estatales.

Papeles de Trabajo: Registros efectuados por el auditor, de aquella información obtenida en el desarrollo de la auditoría. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos, opiniones y conceptos. Tienen como propósito ayudar al auditor a documentar todos los aspectos importantes de la auditoría, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y en cumplimiento del plan de trabajo y de los programas de auditoría. Respaldan el informe de auditoría, sirven como fuente de información y facilitan la administración de la auditoría. Se pueden registrar en papel, en forma electrónica, digital y otros medios similares, deben ser legibles, lógicos, completos, fáciles de entender y estar diseñados técnicamente. Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para fácil identificación, se clasifican en: archivo permanente, archivo general y archivo corriente, tal como establece la NAG – 07 Papeles de trabajo.

Parte Interesada: Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal al que se le realiza la respectiva auditoría o se adelanta la visita fiscal.

Patrimonio Documental: Documentos conservados por su valor histórico o cultural y que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivistita declarados como Bienes de Interés Cultural – BIC.PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental.

Plan de Acción: Es la programación Anual de las actividades estratégicas definidas para el cumplimiento de la Política y los Objetivos por parte de las diferentes dependencias de la entidad, que incluye nivel de impacto, responsable, ejecutores, líneas de coordinación, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, meta e indicador de cumplimiento; en la Contraloría General de Santander, el Plan de Acción lo conforman el Plan General de Auditoría PGA y el Plan Anual Administrativo PAA.

Plan de Mejoramiento: Acciones que debe tomar la Administración con fundamento en el resultado de las auditorías practicadas, tendientes a corregir situaciones observadas por la Contraloría General de Santander. Revela el nivel de acatamiento por parte de la Entidad con el fin de determinar los procedimientos de verificación a incluir en los programas de auditoría.

Plan de Mejoramiento Individual: Formato en el cual se plasma, en caso dado, los puntos débiles identificados por el evaluador en el proceso de evaluación del desempeño del evaluado, con el fin de planificar en forma concertada las acciones a seguir para fortalecer estos puntos débiles y realizar el seguimiento del caso. En la situación que no se requiera plan de mejoramiento, igualmente se deja plasmada en el formato la decisión.

Plan General de Auditoría (PGA): Programación que realiza la Contraloría General de Santander, con el propósito de ejercer control fiscal sobre los Sujetos de Control en un periodo de tiempo.

Prescripción de la Acción Fiscal: Institución que permite poner fin a la Acción o Cesar la responsabilidad, por el transcurso del tiempo sin investigar el hecho. La Responsabilidad Fiscal prescribe en cinco años, contados a partir del Auto de Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal, si dentro de dicho término no se ha dictado providencia en firme que la declare.

Principio de Oportunidad: De conformidad con la Ley 1312 de julio 9 de 2009, que reformó la Ley 906 de 2004, el Principio de Oportunidad es la facultad constitucional que le permite a la Fiscalía General de la Nación, no obstante que existe fundamento para adelantar la persecución penal, suspenderla, interrumpirla o renunciar a ella, por razones de política criminal, según las causales taxativamente definidas en la ley, con sujeción a la reglamentación expedida por el Fiscal General de la Nación y sometido a control de legalidad ante el Juez de Garantías.

Principios de la Gestión Fiscal: Aquellos mandatos generales que deben regir la Gestión Fiscal, a saber: 1. Eficiencia Principio de la Gestión Fiscal que se define como la maximización de resultados, con los mismos recursos, en un periodo determinado. Se entiende por éste el uso racional de los recursos disponibles en la consecución del producto, consiste en obtener más productos con menos recursos. 2. Eficacia Obtener los resultados de manera oportuna en relación con los objetivos y las metas propuestas. La eficacia es absoluta, se alcanza o no el resultado propuesto. 3. Equidad Principio que estudia el desarrollo de la administración e identifica los receptores de su actuación económica y la distribución de los costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre Entidades Territoriales. (Ejemplo de la inobservancia del aludido principio son aquellas obras públicas que benefician a los sectores de más altos ingresos, sin observar las necesidades de los sectores menos protegidos). 4. Economía Principio en virtud del cual, en igualdad de condiciones de la mejor calidad de los bienes y servicios, se obtiene el menor costo posible. 5. Valoración de costos ambientales Principio de la Gestión Fiscal que pretende establecer una política integral para la protección del medio ambiente, la cual incluye desde la educación, la investigación y la organización, hasta la creación de nuevas tecnologías.

En consecuencia, el mencionado principio nos permite: cuantificar el impacto por el uso, deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente. Se hace posible evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.

Principios del Control Fiscal: Economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales.

Proceso auditor: Es el ejercicio de auditoría, realizado en forma transparente, objetiva, sistemática y profesional, por parte de una entidad de control fiscal respecto de la entidad auditada, a la luz de los principios del control fiscal y en aplicación de los sistemas del mismo, a través del desarrollo de varias etapas secuenciales.

Proceso de Responsabilidad Fiscal: De actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los Servidores Públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la Gestión Fiscal o con ocasión de ésta, causen un daño al patrimonio del Estado por acción u omisión y en forma dolosa o culposa.

Proceso de Responsabilidad Fiscal de Doble Instancia: Cuando la cuantía del presunto daño patrimonial estimado en el auto de apertura e imputación de responsabilidad fiscal o de imputación de responsabilidad fiscal, según el caso, supere la menor cuantía para contratación de la entidad afectada con los hechos.

Proceso de Responsabilidad Fiscal de Única Instancia: Cuando la cuantía del presunto daño patrimonial estimado en el auto de apertura e imputación de responsabilidad fiscal o de imputación de responsabilidad fiscal, según el caso, sea igual o inferior a la menor cuantía para contratación de la entidad afectada con los hechos.

Prueba: Cualquier medio que acredita la certeza de un hecho y constituye presupuesto esencial de una decisión. En materia fiscal son medios de prueba la confesión, el testimonio, la peritación, la inspección o visita especial y los documentos, practicados conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.

Queja: Acción de dar a conocer a las autoridades conductas irregulares de servidores públicos o de particulares a quienes se ha atribuido o adjudicado la prestación de un servicio público. QUEJA

Disciplinaria:  Acción de dar a conocer a los operadores disciplinarios presuntas conductas irregulares cometidas por los servidores públicos o por personas que han ejercido función pública, con el propósito de que se adelante por la oficina de asuntos disciplinarios la acción que se considere pertinente, de acuerdo a lo que prescribe la ley 734 de 2002.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Reapertura: Se presenta cuando, después de archivada la indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal, aparecieren o se allegaren nuevas pruebas que acrediten la existencia del daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del Gestor Fiscal o se demuestre que la decisión se basó en prueba.

Recaudo: Acción de cobrar el valor de la obligación materia del proceso de ejecución.

Reclamo: Noticia que dan los ciudadanos a las autoridades sobre la suspensión injustificada o la prestación deficiente de un servicio público.

Recuperación: Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto de control en cuanto a la recuperación de activos o eliminación de pasivos inexistentes, reincorporación bienes o derechos por devolución, reintegro, cancelación, supresión o reducción de obligaciones existentes. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sin erogación de fondos, producto de un incremento en los activos o disminución de pasivos e incluye recuperaciones de humedales, rondas, espacio público, usos de suelo, población beneficiada de todos los anteriores gracias a los pronunciamientos de la Contraloría General de Santander. En aquellos casos en los que no sea posible la cuantificación de los beneficios, por lo menos deberán explicarse en cuadro anexo las evidencias fácticas de los mismos y el número aproximado de población beneficiada. 

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recurso de Apelación: Se materializa en el principio de la doble instancia y procede generalmente contra los Autos Interlocutorios y las Sentencias, para reformarlas o anularlas. Recurso mediante el cual el ejecutado lleva el proceso ante el superior jerárquico.

Recurso de Reposición: Se interpone contra las providencias dictadas por el mismo Servidor Público para que proceda a revocar o reformarla.

Recursos: Actuaciones procesales a través de las cuales se faculta a los sujetos procesales, para que ejerzan los derechos de contradicción o impugnación frente a las decisiones, con la finalidad de que las mismas sean revisadas, total o parcialmente, por el mismo funcionario que las profirió o por uno de superior jerarquía.

Rendición de Cuenta: Deber legal y ético que tientodo Servidor Público o persona de responder e informar sobre la administración, el manejo y el rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Reserva dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal: Se refiere a que las actuaciones adelantadas durante la Indagación Preliminar y el Proceso de Responsabilidad Fiscal son reservadas, ningún Servidor Público podrá suministrar información, ni expedir copias de piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente para conocer asuntos judiciales, disciplinarios o administrativos. El incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria, la cual será sancionada por la autoridad competente. Los Sujetos Procesales tendrán derecho a obtener copia de la actuación para su uso exclusivo y el ejercicio de sus derechos, con la obligación de guardar reserva sin necesidad de diligencia especial.

Responsabilidad Fiscal: Declaración jurídica que precisa con certeza que un Servidor Público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan de sus actuaciones irregulares en la Gestión Fiscal, obligándolo a reparar el daño causado al erario, por su conducta dolosa o gravemente culposa, debiéndose pagar una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la Entidad Estatal.

Responsables Fiscales: Personas naturales o jurídicas que como consecuencia de una actuación administrativa adelantada por las Contralorías, deben resarcir al Estado el daño ocasionado por su ineficiente Gestión Fiscal. Pueden ser: A. Servidores Públicos que ejercen Gestión Fiscal (Ej: Quienes ostentan la calidad de ordenadores del gasto y que tienen a su cargo fondos y bienes del Estado). B. Particulares que manejen fondos o bienes del Estado:
• Personas naturales: Ej: Miembros de la Junta Directiva de las Cámaras de Comercio.
• Personas jurídicas: Ej: Banco que realiza un manejo irregular del recaudo de los tributos.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Revisión de Cuentas: Especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. La revisión de cuentas se surte a través del proceso auditor.

Sanción: Medida tomada por el Contralor General de Santander, consistente en multa, amonestación, llamado de atención o solicitudes de suspensión, remoción del cargo o terminación de contrato elevadas a la autoridad nominadora o entidad contratante, cuando se incurra en alguna de las conductas y situaciones señaladas en los artículos 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993, y demás normas que la modifiquen o complementen.

Sanción Disciplinaria: Faltas de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos, constituirán falta gravísima para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria.

Sentencia en primera Instancia: Decisión judicial de un litigio.

Sentencia en segunda instancia: Decisión judicial que se dicta como consecuencia de una apelación o consulta, con respecto a la sentencia de primera instancia.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

SIGESPRO: Sistema de Gestión de Procesos y Documentos.

SINACOF: Es el conjunto de organismos, políticas, principios, normas, métodos, procedimientos, herramientas tecnológicas y mecanismos, estructurados lógicamente, que permiten la armonización, unificación y estandarización del proceso de control fiscal; la coordinación de acciones, la integración y el fortalecimiento de los entes de control fiscal; para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal de las entidades públicas y de los particulares que manejan fondos y bienes públicos. (art. 1 Resolución Orgánica 6193 de 2010, expedida por la CGR).

SIPROJ: Sistema de Información de Procesos Judiciales.

Sistema de Gestión Ambiental: Parte del sistema de Gestión de una organización empleada para desarrollar e implementar su Política Ambiental y gestionar sus procesos ambientales.

Sistema de Gestión de la Calidad: Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades.

Sistema Nacional de Control Fiscal (SINACOF): Mejora la calidad y la cobertura del control sobre los recursos públicos mediante la armonización de los sistemas de control fiscal de las entidades del orden nacional y territorial y el fortalecimiento institucional de las contralorías territoriales u otros agentes de vigilancia de la gestión fiscal.

Sujeto de Control: Entidad o persona sujeta de fiscalización y, por ende, responsable de rendir cuenta sobre los resultados de su gestión a la Contraloría General de Santander. Los Sujetos de Control Fiscal se encuentran definidos por Acto Administrativo.

Sujetos de Responsabilidad Fiscal: Personas naturales obligadas a responder pecuniariamente por el correcto manejo de los bienes y los fondos públicos.

Suspensión de Términos en el Proceso de Responsabilidad Fiscal: Figura procesal que permite que no corran los términos dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal, ni se realice ninguna actuación. Se presenta en los siguientes eventos: fuerza mayor o caso fortuito, o por la tramitación de una declaración de impedimento o recusación.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Termino: Fecha fija que se coloca para cumplir o exigir una obligación.

Testimonio: Es la exposición que un tercero rinde al funcionario competente para adelantar la indagación, en relación con los hechos o circunstancias de los cuales ha tenido conocimiento por percepción directa o por informaciones.

Tipo documental: Unidad documental simple.

Titulo Ejecutivo: Corresponde a un documento o conjunto de documentos, que deben contener una obligación clara, expresa y actualmente exigible de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario competente para expedirlo.

Tramite Preferencial: de que gozan ciertos servidores públicos para que la entidad resuelva las pretensiones formuladas a través del derecho de petición, dentro de un término menor al establecido en el ordenamiento legal colombiano.

Transferencia Documental:  Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencias primarias) o a los archivos históricos (transferencias secundarias) los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente, implica cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre documentos transferidos.

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

Vigilancia Fiscal: Ejercido por la Contraloría General de Santander sobre la Gestión Fiscal.

Valoración Documental: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios (para la administración) y secundarios (para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente).

Valores Primarios (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

Veedurías Ciudadanas: Se entiende por Veeduría Ciudadana el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público”. (Artículo 1 de la Ley 850 de 2003). Cuando los ciudadanos decidan constituir mecanismos de control social de la administración, en particular mediante la creación de veedurías ciudadanas, la administración estará obligada a brindar todo el apoyo requerido para el ejercicio de dicho control (artículo 33 de Ley 489 de 1998).

Ventanilla Virtual: Aplicación web a través de la cual se pueden tramitar comunicaciones de quejas y reclamos por el link´s PQR

Versión Libre: Es aquella diligencia voluntaria libre de todo apremio que rinde una persona natural, por cuanto presuntamente obran imputaciones en su contra- tiene como objetivo, determinar la individualización o identificación de quienes puedan ser partícipes de un hecho que genere acción disciplinaria.- Con derecho a no auto incriminarse, mediante la narración libre y espontánea de los hechos.

Visión: La Visión es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la Contraloría es y quiere ser en el futuro en criterio de quien la lidera en el momento.

Visita de Control Fiscal: Actuación adelantada por las direcciones sectoriales de fiscalización de la Contraloría General de Santander y el Grupo Especial y la Dirección de Reacción Inmediata, mediante la cual un equipo de auditoria, se desplaza a las instalaciones del sujeto de control, con el fin de ejercer un control fiscal oportuno sobre posibles situaciones irregulares que afecten o pongan en riesgo el erario público Departamental.

Visitas Especiales: Es el examen y reconocimiento directo que hace el funcionario investigador sobre los lugares, documentos, hechos y demás circunstancias relacionadas con el objeto de la indagación. En la misma diligencia se irá extendiendo la correspondiente acta, en la cual anotará, pormenorizadamente, los documentos, hechos o circunstancias examinadas y las manifestaciones que bajo la gravedad del juramento hagan sobre ellas las personas que intervengan en la diligencia.
Cuando lo estime necesario, el competente podrá tomar declaraciones juramentadas a las personas que intervengan en la diligencia y solicitar documentos autenticados, según los casos, para incorporarlos al informativo. (Art. 31, Ley 610 de 2000.






























          




                                       


                                                                                                                                                                                                 
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